E-mail con dominio proprio: come ottenere info@la-sua-azienda.ch

Per un indirizzo e-mail con dominio proprio servono due cose: un dominio come la-sua-azienda.ch e un servizio che gestisce caselle e-mail per quel dominio. Può essere il suo hosting web, un pacchetto e-mail separato o un pacchetto Office come Microsoft 365 o Google Workspace. Alcuni record DNS puntano poi al server di posta, e lei configura la casella sui suoi dispositivi. In questo articolo scopre quale soluzione fa per lei, quali costi prevedere e come portare con sé le e-mail esistenti.

Perché un dominio proprio invece di Gmail, Bluewin o GMX?

Per uso privato un indirizzo gratuito è comodo. Ma chi scrive offerte, invia fatture o rappresenta un’associazione trae vantaggio da un indirizzo con il proprio nome:

• Fiducia: un’offerta da info@falegnameria-esempio.ch risulta più seria di una da falegnameria.esempio@gmail.com. Il destinatario vede subito a quale azienda appartiene il messaggio.
• Indipendenza: l’indirizzo è suo finché possiede il dominio. Può cambiare fornitore e-mail senza che l’indirizzo cambi. Un indirizzo gratuito invece è legato al fornitore.
• Più indirizzi: info@, offerte@, contabilita@ o un indirizzo per ogni collaboratrice e collaboratore si configurano facilmente con alias e inoltri.
• Controllo quando cambia il personale: se qualcuno lascia l’azienda, la casella resta a lei. Può inoltrarla o affidarla a chi subentra.
• Recapito: con SPF, DKIM e DMARC dimostra che le e-mail provengono davvero da lei. Così diminuisce il rischio di finire nello spam.

Controlli anche le condizioni d’uso del suo attuale servizio gratuito: molti mostrano pubblicità o sono espressamente pensati per l’uso privato.

Che cosa serve

1. Un dominio. Per la Svizzera .ch è la scelta più naturale, per il Liechtenstein .li. Il dominio non deve essere per forza presso lo stesso fornitore delle caselle e-mail.
2. Un servizio e-mail che gestisce caselle per il suo dominio. Più sotto presentiamo le tre varianti più comuni.
3. Accesso alla gestione DNS del dominio, per impostare i record MX, SPF, DKIM e DMARC. Si trova dove puntano i nameserver del dominio.
4. Un programma o un’app: webmail nel browser, l’app di posta dello smartphone, Outlook, Apple Mail o Thunderbird.

Consiglio: Scelga un nome facile da compitare al telefono: breve, senza trattini e senza accenti o dieresi. I domini con caratteri accentati sono possibili, ma poco pratici come indirizzo e-mail, perché non tutti i programmi li gestiscono correttamente.

Tre modi per avere un indirizzo e-mail proprio

1. E-mail inclusa nel pacchetto di hosting web

La maggior parte dei pacchetti di hosting web include caselle e-mail. Se ha comunque un sito web, è la soluzione più semplice: un solo contratto, un solo pannello di gestione, e i record DNS di solito sono già impostati correttamente. Tenga presente che lo spazio e-mail di norma rientra nello spazio del pacchetto. Se in seguito cambia fornitore di hosting, si spostano anche le caselle.

2. Pacchetto e-mail separato senza sito web

Un pacchetto solo e-mail è adatto se non le serve un sito web o se il suo sito funziona presso un servizio di creazione siti o un’agenzia. In tal caso modifica soltanto i record e-mail nel DNS, e il sito resta dov’è. Si paga per casella o per pacchetto con più caselle.

3. Microsoft 365 o Google Workspace

Qui l’e-mail fa parte di un pacchetto Office con programmi come Word, Excel e Teams, oppure Google Docs e Meet. Si paga per persona e al mese; i prezzi dipendono dal piano scelto e dalla durata. Conviene soprattutto se usa già questi programmi. Per la sola e-mail è di solito la variante più cara.

Quanto costa un indirizzo e-mail con dominio proprio?

I costi sono dati dal dominio e dal servizio e-mail. Un dominio .ch costa circa CHF 10–20 all’anno a seconda del fornitore. Guardi il prezzo di rinnovo: molti fornitori pubblicizzano un prezzo più basso per il primo anno. Una singola casella e-mail è disponibile a partire da pochi franchi al mese. Se un pacchetto più grande convenga dipende soprattutto da questi punti:

• Numero di caselle: quante persone hanno bisogno di una casella propria con una propria password?
• Alias e inoltri: quanti indirizzi aggiuntivi devono arrivare in caselle esistenti?
• Spazio: chi conserva molti allegati supera presto qualche gigabyte.
• Calendario e contatti: appuntamenti e indirizzi devono essere sincronizzati su tutti i dispositivi e condivisi nel team?
• Durata: la fatturazione annuale è spesso più conveniente, quella mensile più flessibile.

Consiglio: Non ogni indirizzo ha bisogno di una casella propria. Configuri indirizzi come info@ o offerte@ come alias che recapita in una casella esistente. Così risparmia caselle e quindi denaro.

I record DNS in breve

Perché le e-mail le arrivino e i suoi messaggi non finiscano nello spam, il dominio ha bisogno di quattro record. I valori esatti glieli fornisce il suo fornitore e-mail.

Da febbraio 2024 Google e Yahoo richiedono che i mittenti autentichino le loro e-mail con SPF o DKIM. Chi invia grandi volumi ha bisogno anche di DMARC. Senza questi record, presso molti destinatari i suoi messaggi finiscono più facilmente nello spam.

Per ogni dominio può esistere un solo record SPF. Se anche un servizio di newsletter o il suo software di contabilità invia e-mail a suo nome, quel servizio va inserito nello stesso record. Con DMARC conviene iniziare con p=none, analizzare i rapporti per alcune settimane e poi rendere la regola più severa passo dopo passo, con quarantine o reject.

Portare con sé le e-mail esistenti

Passando da un indirizzo gratuito o da un altro fornitore non perde nessuna e-mail se procede in quest’ordine:

1. Creare la nuova casella prima di modificare il record MX.
2. Copiare le e-mail esistenti nella nuova casella tramite IMAP: con la funzione di importazione del nuovo fornitore, con uno strumento come imapsync oppure trascinandole in un programma di posta in cui sono configurati entrambi gli account.
3. Ridurre il TTL dei record DNS e poi modificare il record MX. Da questo momento le nuove e-mail arrivano nella nuova casella.
4. Dopo uno o due giorni sincronizzare ancora una volta, così da riprendere anche le e-mail del periodo di transizione.
5. Passare i dispositivi alle nuove impostazioni del server. Esporti calendari e contatti come file iCal e vCard e li importi nel nuovo account.
6. Disdire il vecchio account solo quando tutto è stato verificato.

Se finora usava POP3, spesso le sue e-mail si trovano solo in locale sul computer. Le sposti nella nuova casella IMAP dal programma di posta. Con un indirizzo gratuito conviene impostare un inoltro automatico al nuovo indirizzo e informare i contatti poco alla volta.

E-mail con dominio proprio, ma senza sito web

Un dominio non deve avere un sito web. Per l’e-mail bastano i record DNS descritti sopra. Se il suo sito funziona presso un altro fornitore, lasci invariati i relativi record (di solito record A o CNAME) e adatti solo MX, SPF, DKIM e DMARC.

Attenzione quando cambia i nameserver: in quel caso si sposta l’intera zona DNS. Tutti i record esistenti devono essere ricreati nella nuova zona, altrimenti il sito web o l’e-mail smettono di funzionare.

Consiglio: Prima di ogni modifica annoti tutti i record DNS esistenti, ad esempio con un’esportazione o uno screenshot della zona. Così può annullare un errore in pochi minuti.

Come procedere, passo dopo passo

1. Verificare e registrare un dominio oppure usarne uno esistente.
2. Scegliere la soluzione: e-mail nell’hosting web, pacchetto e-mail separato o pacchetto Office.
3. Creare caselle, alias e inoltri, con password lunghe e uniche.
4. Impostare MX, SPF, DKIM e DMARC e verificarli con un’e-mail di prova a un indirizzo Gmail o Outlook. Nell’intestazione dovrebbero comparire spf=pass, dkim=pass e dmarc=pass.
5. Configurare smartphone, computer e tablet.
6. Riprendere le e-mail esistenti e inoltrare il vecchio indirizzo.

Da HostOn le caselle e-mail sono incluse in tutti i pacchetti di hosting web, a partire da Hosting web Rigi a CHF 11.90 al mese. Per l’e-mail senza sito web ci sono E-Mail Postfach con una casella e 15 GB per CHF 2.90 al mese ed E-Mail Business con fino a 10 caselle che condividono 25 GB per CHF 6.90 al mese, ciascuno con webmail, calendario e contatti nonché protezione antispam e antivirus. La fatturazione è annuale, tutti i prezzi IVA incl.

Un esempio di calcolo: un dominio .ch (CHF 6.90 il primo anno, poi CHF 14.90 all’anno) ed E-Mail Postfach (CHF 34.80 all’anno) costano insieme CHF 41.70 il primo anno e CHF 49.70 negli anni successivi. Su richiesta trasferiamo gratuitamente le sue e-mail esistenti, anche da Microsoft 365 o Google Workspace.