Adresse e-mail avec votre propre domaine : comment obtenir info@votre-entreprise.ch

Pour une adresse e-mail avec votre propre domaine, il vous faut deux choses : un domaine comme votre-entreprise.ch et un service qui gère des boîtes e-mail pour ce domaine. Il peut s’agir de votre hébergement web, d’une offre e-mail séparée ou d’une suite bureautique comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Quelques enregistrements DNS pointent ensuite vers le serveur de messagerie, et vous configurez la boîte sur vos appareils. Cet article vous explique quelle solution vous convient, à quels coûts vous attendre et comment reprendre vos e-mails existants.

Pourquoi un domaine propre plutôt que Gmail, Bluewin ou GMX ?

Pour un usage privé, une adresse gratuite est pratique. Mais si vous rédigez des devis, envoyez des factures ou représentez une association, une adresse à votre nom présente de vrais avantages :

• Confiance : un devis envoyé depuis info@menuiserie-exemple.ch inspire davantage confiance qu’un devis venant de menuiserie.exemple@gmail.com. Le destinataire voit immédiatement à quelle entreprise appartient le message.
• Indépendance : l’adresse vous appartient tant que vous détenez le domaine. Vous pouvez changer de fournisseur e-mail sans que votre adresse change. Une adresse gratuite, elle, reste liée à son fournisseur.
• Plusieurs adresses : info@, devis@, comptabilite@ ou une adresse par collaboratrice et collaborateur se mettent facilement en place avec des alias et des transferts.
• Contrôle lors d’un départ : si une personne quitte l’entreprise, la boîte e-mail reste chez vous. Vous pouvez la transférer ou la confier à la personne qui lui succède.
• Délivrabilité : avec SPF, DKIM et DMARC, vous prouvez que les e-mails viennent vraiment de vous. Le risque d’atterrir dans les spams diminue.

Vérifiez aussi les conditions d’utilisation de votre service gratuit actuel : beaucoup affichent de la publicité ou sont expressément prévus pour un usage privé.

Ce dont vous avez besoin

1. Un domaine. Pour la Suisse, .ch est le choix naturel ; pour le Liechtenstein, .li. Le domaine ne doit pas forcément être chez le même fournisseur que les boîtes e-mail.
2. Un service e-mail qui gère des boîtes pour votre domaine. Nous présentons ci-dessous les trois variantes courantes.
3. Un accès à la gestion DNS du domaine pour définir les enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC. Elle se trouve là où pointent les serveurs de noms du domaine.
4. Un programme ou une app : webmail dans le navigateur, app de messagerie du smartphone, Outlook, Apple Mail ou Thunderbird.

Conseil: Choisissez un nom facile à épeler au téléphone : court, sans tirets et sans accents. Les domaines avec accents sont possibles, mais peu pratiques comme adresse e-mail, car tous les programmes ne les traitent pas correctement.

Trois façons d’obtenir votre propre adresse e-mail

1. L’e-mail inclus dans l’hébergement web

La plupart des offres d’hébergement web comprennent des boîtes e-mail. Si vous avez de toute façon un site web, c’est la solution la plus simple : un seul contrat, une seule interface de gestion, et les enregistrements DNS sont généralement déjà corrects. Notez que l’espace e-mail compte en principe dans l’espace de stockage de l’offre. Si vous changez d’hébergeur plus tard, les boîtes e-mail déménagent aussi.

2. Une offre e-mail séparée, sans site web

Une offre purement e-mail convient si vous n’avez pas besoin de site web ou si votre site tourne chez un fournisseur de création de sites ou une agence. Vous modifiez alors uniquement les enregistrements e-mail dans le DNS, et le site reste où il est. La facturation se fait par boîte e-mail ou par offre regroupant plusieurs boîtes.

3. Microsoft 365 ou Google Workspace

Ici, l’e-mail fait partie d’une suite bureautique avec des programmes comme Word, Excel et Teams, ou Google Docs et Meet. La facturation se fait par personne et par mois ; les prix dépendent de l’offre choisie et de la durée. Cela vaut surtout la peine si vous utilisez déjà ces programmes. Pour l’e-mail seul, c’est généralement la variante la plus chère.

Combien coûte une adresse e-mail avec son propre domaine ?

Les coûts se composent du domaine et du service e-mail. Un domaine .ch coûte environ CHF 10 à 20 par an selon le fournisseur. Regardez le prix de renouvellement : beaucoup de fournisseurs mettent en avant un prix plus bas pour la première année. Une boîte e-mail est disponible dès quelques francs par mois. Une offre plus grande se justifie surtout selon ces critères :

• Nombre de boîtes e-mail : combien de personnes ont besoin de leur propre boîte avec leur propre mot de passe ?
• Alias et transferts : combien d’adresses supplémentaires doivent arriver dans des boîtes existantes ?
• Espace de stockage : si vous conservez beaucoup de pièces jointes, quelques gigaoctets sont vite dépassés.
• Calendrier et contacts : les rendez-vous et les adresses doivent-ils être synchronisés sur tous les appareils et partagés dans l’équipe ?
• Durée : la facturation annuelle est souvent plus avantageuse, la facturation mensuelle plus souple.

Conseil: Toutes les adresses n’ont pas besoin de leur propre boîte. Configurez des adresses comme info@ ou devis@ en tant qu’alias qui livre dans une boîte existante. Vous économisez ainsi des boîtes e-mail, et donc de l’argent.

Les enregistrements DNS en bref

Pour que les e-mails vous parviennent et que vos propres messages n’atterrissent pas dans les spams, le domaine a besoin de quatre enregistrements. Les valeurs exactes vous sont fournies par votre fournisseur e-mail.

Depuis février 2024, Google et Yahoo exigent que les expéditeurs authentifient leurs e-mails avec SPF ou DKIM. Ceux qui envoient de gros volumes ont en plus besoin de DMARC. Sans ces enregistrements, vos messages finissent plus vite dans les spams chez de nombreux destinataires.

Il ne peut y avoir qu’un seul enregistrement SPF par domaine. Si un service de newsletter ou votre logiciel de comptabilité envoie aussi des e-mails en votre nom, ce service doit figurer dans le même enregistrement. Pour DMARC, le mieux est de commencer avec p=none, d’analyser les rapports pendant quelques semaines, puis de durcir la règle par étapes vers quarantine ou reject.

Reprendre vos e-mails existants

En passant d’une adresse gratuite ou d’un autre fournisseur, vous ne perdez aucun e-mail si vous procédez dans cet ordre :

1. Créer la nouvelle boîte e-mail avant de modifier l’enregistrement MX.
2. Copier les e-mails existants dans la nouvelle boîte par IMAP : avec la fonction d’importation du nouveau fournisseur, avec un outil comme imapsync ou par glisser-déposer dans un programme de messagerie où les deux comptes sont configurés.
3. Réduire le TTL des enregistrements DNS, puis modifier l’enregistrement MX. Dès lors, les nouveaux e-mails arrivent dans la nouvelle boîte.
4. Après un ou deux jours, synchroniser encore une fois pour reprendre aussi les e-mails de la période de transition.
5. Passer les appareils aux nouveaux paramètres du serveur. Exportez calendriers et contacts en fichiers iCal et vCard, puis importez-les dans le nouveau compte.
6. Ne résilier l’ancien compte qu’une fois tout vérifié.

Si vous utilisiez POP3, vos e-mails ne se trouvent souvent que localement sur votre ordinateur. Déplacez-les dans la nouvelle boîte IMAP depuis votre programme de messagerie. Pour une adresse gratuite, le mieux est de configurer un transfert automatique vers la nouvelle adresse et d’informer vos contacts peu à peu.

Un e-mail à votre domaine, mais sans site web

Un domaine n’a pas besoin de site web. Pour l’e-mail, les enregistrements DNS décrits plus haut suffisent. Si votre site tourne chez un autre fournisseur, laissez ses enregistrements (généralement des enregistrements A ou CNAME) inchangés et adaptez uniquement MX, SPF, DKIM et DMARC.

Attention en changeant de serveurs de noms : toute la zone DNS déménage alors. Tous les enregistrements existants doivent être recréés dans la nouvelle zone, sinon le site web ou l’e-mail tombent en panne.

Conseil: Avant chaque modification, notez tous les enregistrements DNS existants, par exemple sous forme d’export ou de capture d’écran de la zone. Vous pourrez ainsi annuler une erreur en quelques minutes.

Marche à suivre, étape par étape

1. Vérifier et enregistrer un domaine, ou utiliser un domaine existant.
2. Choisir une solution : e-mail dans l’hébergement web, offre e-mail séparée ou suite bureautique.
3. Créer les boîtes e-mail, alias et transferts, avec des mots de passe longs et uniques.
4. Définir MX, SPF, DKIM et DMARC, puis vérifier avec un e-mail de test vers une adresse Gmail ou Outlook. L’en-tête devrait indiquer spf=pass, dkim=pass et dmarc=pass.
5. Configurer smartphone, ordinateur et tablette.
6. Reprendre les e-mails existants et transférer l’ancienne adresse.

Chez HostOn, des boîtes e-mail sont incluses dans toutes les offres d’hébergement web, dès Hébergement web Rigi à CHF 11.90 par mois. Pour l’e-mail sans site web, il existe E-Mail Postfach avec une boîte et 15 Go pour CHF 2.90 par mois, et E-Mail Business avec jusqu’à 10 boîtes se partageant 25 Go pour CHF 6.90 par mois, chacune avec webmail, calendrier et contacts ainsi qu’une protection antispam et antivirus. La facturation est annuelle, tous les prix TVA incluse.

Un exemple de calcul : un domaine .ch (CHF 6.90 la première année, puis CHF 14.90 par an) et E-Mail Postfach (CHF 34.80 par an) coûtent ensemble CHF 41.70 la première année et CHF 49.70 les années suivantes. Sur demande, nous reprenons gratuitement vos e-mails existants, y compris depuis Microsoft 365 ou Google Workspace.