E-Mail einrichten auf iPhone, Android und Outlook: alle Einstellungen erklärt

Auf fast jedem Gerät funktioniert das Einrichten eines E-Mail-Kontos gleich: Sie fügen das Konto manuell als IMAP-Konto hinzu, tragen den Posteingangs- und den Postausgangsserver ein, verwenden die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen und wählen SSL/TLS mit Port 993 für IMAP sowie Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS) für SMTP. Unten erklären wir jedes Feld und zeigen die Schritte für iPhone, Android, Outlook und Thunderbird.

IMAP oder POP3?

IMAP lässt die E-Mails auf dem Server und synchronisiert Ordner und Gelesen-Status mit allen Geräten. POP3 lädt die Nachrichten auf ein Gerät herunter und löscht sie je nach Einstellung auf dem Server. Wer Smartphone und Computer nutzt, wählt IMAP. POP3 ist nur sinnvoll, wenn Sie Ihre E-Mails bewusst lokal auf einem einzigen Computer aufbewahren wollen.

Die Einstellungen: was in welches Feld gehört

Die Servernamen erhalten Sie von Ihrem Anbieter, meist in der Willkommens-E-Mail. Bei Webhosting-Postfächern lautet der Server oft mail.ihredomain.ch, bei anderen Anbietern ist es ein zentraler Name wie mail.anbieter.ch. Verwenden Sie genau den Namen, den der Anbieter angibt. Sonst passt das Zertifikat nicht und das Gerät zeigt eine Warnung.

Port 25 dient dem Versand zwischen Mailservern und wird von Internetanbietern für Heimanschlüsse häufig gesperrt. Für Ihr Mailprogramm verwenden Sie deshalb immer 465 oder 587.

Tipp: Port und Verschlüsselung gehören zusammen: 465 mit SSL/TLS, 587 mit STARTTLS. Eine falsche Kombination, etwa 465 mit STARTTLS, ist die häufigste Ursache, wenn das Senden nicht klappt.

iPhone und iPad (Apple Mail)

Ab iOS 18 finden Sie die Mail-Einstellungen unter «Apps». Bei älteren Versionen tippen Sie direkt auf «Mail».

1. Einstellungen öffnen und auf «Apps» und dann auf «Mail» tippen.
2. «Mail-Accounts» und danach «Account hinzufügen» wählen.
3. Nicht iCloud, Google oder Microsoft wählen, sondern «Anderen Account hinzufügen» und «Mail-Account».
4. Name, E-Mail-Adresse, Passwort und eine Beschreibung eingeben und auf «Weiter» tippen.
5. «IMAP» wählen und den Server für eintreffende und für ausgehende E-Mails eintragen, jeweils mit der vollständigen E-Mail-Adresse als Benutzernamen.
6. Auf «Weiter» tippen. Das iPhone prüft die Verbindung. Zum Schluss «Sichern».

Klappt das Senden nicht, öffnen Sie den Account, tippen auf «SMTP» beim Server für ausgehende E-Mails und dann auf den primären Server. Dort schalten Sie «SSL verwenden» ein, wählen bei Authentifizierung «Passwort» und tragen Port 465 oder 587 ein.

Android: Gmail-App und Samsung E-Mail

Gmail-App

1. Gmail öffnen, oben rechts auf das Profilbild tippen und «Weiteres Konto hinzufügen» wählen.
2. «Andere» wählen, die E-Mail-Adresse eingeben und «Manuell einrichten» antippen.
3. Als Kontotyp «Privat (IMAP)» wählen und das Passwort eingeben.
4. Eingangsserver: Servername, Sicherheitstyp SSL/TLS, Port 993.
5. Ausgangsserver: Servername, Anmeldung aktivieren, SSL/TLS mit Port 465 oder STARTTLS mit Port 587.
6. Synchronisationsintervall wählen und dem Konto einen Namen geben.

Google stellt im Lauf des Jahres 2026 das Abholen fremder Konten per POP («E-Mails von anderen Konten abrufen») und Gmailify ein. IMAP-Konten in der Gmail-App funktionieren weiterhin. Haben Sie Ihre Domain-Adresse bisher in Ihr Gmail-Konto abholen lassen, richten Sie sie jetzt direkt als IMAP-Konto ein.

Samsung E-Mail und andere Android-Apps

In der App «E-Mail» von Samsung wählen Sie in den Einstellungen «Konto hinzufügen» und dann «Andere». Nach Adresse und Passwort tippen Sie auf «Manuelle Konfig.», wählen IMAP und tragen die Server wie oben ein. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Version leicht, die Werte bleiben gleich.

Outlook für Windows und Mac

Neues Outlook für Windows

1. Über das Zahnrad die Einstellungen öffnen, dann «Konten» und «E-Mail-Konten».
2. «Konto hinzufügen» wählen und die E-Mail-Adresse eingeben.
3. Erkennt Outlook die Einstellungen nicht automatisch, «IMAP» wählen und die erweiterten Einstellungen öffnen.
4. Eingangsserver, Port 993 und SSL/TLS sowie Ausgangsserver, Port 465 oder 587 und den passenden Verschlüsselungstyp eintragen, dann fortfahren.

Laut Microsoft synchronisiert das neue Outlook Konten anderer Anbieter über die Microsoft Cloud. Ihre E-Mails werden dabei also auch auf Servern von Microsoft bearbeitet. Wer das nicht möchte, verwendet das klassische Outlook oder ein anderes Programm.

Klassisches Outlook (Microsoft 365, Outlook 2021 und 2024)

1. «Datei» und «Konto hinzufügen» wählen.
2. E-Mail-Adresse eingeben, «Erweiterte Optionen» öffnen und «Ich möchte mein Konto manuell einrichten» anhaken.
3. «IMAP» wählen und die Server, Ports und Verschlüsselung eintragen.
4. Passwort eingeben und die Einrichtung abschliessen.

Outlook für Mac

Im Menü «Outlook» die Einstellungen öffnen, «Konten» wählen und über das Plus-Zeichen ein neues Konto hinzufügen. Nach Eingabe der Adresse wählen Sie IMAP, falls Outlook das Konto nicht selbst erkennt, und tragen die Werte aus der Tabelle oben ein.

Thunderbird

1. Im Menü die Kontoeinstellungen öffnen und unter «Konten-Aktionen» «E-Mail-Konto hinzufügen» wählen. Beim ersten Start erscheint dieser Dialog automatisch.
2. Name, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben.
3. Thunderbird sucht die Einstellungen selbst. Prüfen Sie, dass IMAP mit Port 993 und SSL/TLS sowie SMTP mit 465 oder 587 vorgeschlagen werden.
4. Stimmt etwas nicht, auf «Manuell bearbeiten» klicken, die Werte korrigieren und auf «Fertig» klicken.

Viele Anbieter unterstützen die automatische Einrichtung (Autoconfig für Thunderbird, Autodiscover für Outlook). Dann genügen E-Mail-Adresse und Passwort, den Rest füllt das Programm selbst aus.

Häufige Fehler und ihre Lösung

Tipp: Melden Sie sich zuerst im Webmail an. Klappt das, stimmen Passwort und Postfach, und der Fehler liegt in den Einstellungen des Geräts.

Sicher einrichten

• Nur verschlüsselte Verbindungen verwenden: 993, 995, 465 oder 587 mit STARTTLS. Die unverschlüsselten Ports 143 und 110 meiden.
• Für jedes Postfach ein langes, einmaliges Passwort wählen und in einem Passwortmanager speichern.
• Smartphones mit Code oder Biometrie sperren, denn wer das Gerät hat, hat auch das Postfach.
• Geht ein Gerät verloren, sofort das Passwort des Postfachs ändern.
• Beim Wechsel des Passworts alle Geräte nachführen, sonst sperren alte Geräte mit falschen Anmeldungen das Konto.

Die Einstellungen bei HostOn

Bei HostOn stehen die Servernamen in Ihrer Willkommens-E-Mail. Für Postfächer im Webhosting gilt: Server mail.ihredomain.ch (mit Ihrer eigenen Domain), IMAP Port 993 mit SSL/TLS, alternativ POP3 Port 995, SMTP Port 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS, Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse. Für die E-Mail-Pakete E-Mail Postfach, E-Mail Business und E-Mail Team lautet der Server mail.hoston.ch, mit denselben Ports. Outlook und Thunderbird richten diese Postfächer automatisch ein. Anleitungen mit Bildern finden Sie in der Wissensdatenbank im Kundenbereich.