E-Mail mit eigener Domain: So kommen Sie zu info@ihre-firma.ch

Für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain brauchen Sie zwei Dinge: eine Domain wie ihre-firma.ch und einen Dienst, der Postfächer für diese Domain betreibt. Das kann Ihr Webhosting sein, ein separates E-Mail-Paket oder ein Office-Paket wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Danach zeigen einige DNS-Einträge auf den Mailserver, und Sie richten das Postfach auf Ihren Geräten ein. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Lösung zu Ihnen passt, womit Sie bei den Kosten rechnen müssen und wie Sie bestehende E-Mails mitnehmen.

Warum eine eigene Domain statt Gmail, Bluewin oder GMX?

Für private Zwecke ist eine Gratis-Adresse praktisch. Wer aber Offerten schreibt, Rechnungen verschickt oder einen Verein vertritt, profitiert von einer Adresse mit eigenem Namen:

• Vertrauen: Eine Offerte von info@schreinerei-muster.ch wirkt verbindlicher als eine von schreinerei.muster@gmail.com. Empfänger sehen sofort, zu welcher Firma die Nachricht gehört.
• Unabhängigkeit: Die Adresse gehört Ihnen, solange Sie die Domain besitzen. Den E-Mail-Anbieter können Sie wechseln, ohne dass sich Ihre Adresse ändert. Eine Gratis-Adresse ist dagegen an den Anbieter gebunden.
• Mehrere Adressen: info@, offerte@, buchhaltung@ oder eine Adresse pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter lassen sich mit Aliasen und Weiterleitungen einfach abbilden.
• Kontrolle beim Personalwechsel: Verlässt jemand die Firma, bleibt das Postfach bei Ihnen. Sie können es weiterleiten oder der Nachfolge übergeben.
• Zustellbarkeit: Mit SPF, DKIM und DMARC weisen Sie nach, dass E-Mails wirklich von Ihnen stammen. Das senkt das Risiko, im Spam zu landen.

Prüfen Sie ausserdem die Nutzungsbedingungen Ihres heutigen Gratis-Dienstes: Viele zeigen Werbung an oder sind ausdrücklich auf private Nutzung ausgerichtet.

Was Sie brauchen

1. Eine Domain. Für die Schweiz ist .ch die naheliegende Wahl, für Liechtenstein .li. Die Domain muss nicht beim gleichen Anbieter liegen wie die Postfächer.
2. Einen E-Mail-Dienst, der Postfächer für Ihre Domain betreibt. Die drei gängigen Varianten stellen wir unten vor.
3. Zugriff auf die DNS-Verwaltung der Domain, um MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zu setzen. Diese liegt dort, wohin die Nameserver der Domain zeigen.
4. Ein Programm oder eine App: Webmail im Browser, die Mail-App auf dem Smartphone, Outlook, Apple Mail oder Thunderbird.

Tipp: Wählen Sie einen Namen, den Sie am Telefon problemlos buchstabieren können: kurz, ohne Bindestriche und ohne Umlaute. Domains mit Umlauten sind zwar möglich, als E-Mail-Adresse aber unpraktisch, weil nicht alle Programme sie korrekt verarbeiten.

Drei Wege zur eigenen E-Mail-Adresse

1. E-Mail im Webhosting-Paket

Die meisten Webhosting-Pakete enthalten Postfächer. Haben Sie ohnehin eine Website, ist das die einfachste Lösung: ein Vertrag, eine Verwaltungsoberfläche, und die DNS-Einträge sind meist schon richtig gesetzt. Beachten Sie, dass der E-Mail-Speicher in der Regel zum Speicher des Pakets zählt. Wechseln Sie später den Hoster, ziehen auch die Postfächer mit um.

2. Separates E-Mail-Paket ohne Website

Ein reines E-Mail-Paket eignet sich, wenn Sie keine Website brauchen oder wenn Ihre Website bei einem Baukasten-Anbieter oder einer Agentur läuft. Sie ändern dann nur die E-Mail-Einträge im DNS, die Website bleibt, wo sie ist. Abgerechnet wird pro Postfach oder pro Paket mit mehreren Postfächern.

3. Microsoft 365 oder Google Workspace

Hier ist E-Mail Teil eines Office-Pakets mit Programmen wie Word, Excel und Teams oder Google Docs und Meet. Abgerechnet wird pro Person und Monat, die Preise hängen vom gewählten Plan und von der Laufzeit ab. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie diese Programme ohnehin nutzen. Für reine E-Mail ist es meist die teuerste Variante.

Was kostet eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?

Die Kosten setzen sich aus der Domain und dem E-Mail-Dienst zusammen. Eine .ch-Domain kostet je nach Anbieter rund CHF 10 bis 20 pro Jahr. Achten Sie dabei auf den Verlängerungspreis: Viele Anbieter werben mit einem tieferen Preis für das erste Jahr. Ein einzelnes Postfach gibt es ab wenigen Franken pro Monat. Ob sich ein grösseres Paket lohnt, hängt vor allem von diesen Punkten ab:

• Anzahl Postfächer: Wie viele Personen brauchen ein eigenes Postfach mit eigenem Passwort?
• Aliase und Weiterleitungen: Wie viele zusätzliche Adressen sollen in bestehende Postfächer laufen?
• Speicher: Wer viele Anhänge aufbewahrt, braucht schnell mehr als ein paar Gigabyte.
• Kalender und Kontakte: Sollen Termine und Adressen auf allen Geräten synchron sein und im Team geteilt werden?
• Laufzeit: Jährliche Abrechnung ist oft günstiger, monatliche flexibler.

Tipp: Nicht jede Adresse braucht ein eigenes Postfach. Adressen wie info@ oder offerte@ richten Sie als Alias ein, der in ein bestehendes Postfach zustellt. Das spart Postfächer und damit Kosten.

Die DNS-Einträge kurz erklärt

Damit E-Mails bei Ihnen ankommen und Ihre eigenen Nachrichten nicht im Spam landen, braucht die Domain vier Einträge. Die genauen Werte erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter.

Google und Yahoo verlangen seit Februar 2024, dass Absender ihre E-Mails mit SPF oder DKIM authentifizieren. Wer grosse Mengen versendet, braucht zusätzlich DMARC. Ohne diese Einträge landen Ihre Nachrichten bei vielen Empfängern schneller im Spam.

Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben. Versendet zusätzlich ein Newsletter-Dienst oder Ihre Buchhaltungssoftware E-Mails in Ihrem Namen, gehört dieser Dienst in denselben Eintrag. Bei DMARC beginnen Sie am besten mit p=none, werten die Berichte einige Wochen aus und verschärfen die Regel dann schrittweise auf quarantine oder reject.

Bestehende E-Mails mitnehmen

Beim Wechsel von einer Gratis-Adresse oder einem anderen Anbieter gehen keine E-Mails verloren, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen:

1. Neues Postfach anlegen, bevor Sie den MX-Eintrag ändern.
2. Bestehende E-Mails per IMAP ins neue Postfach kopieren: mit der Import-Funktion des neuen Anbieters, mit einem Werkzeug wie imapsync oder in einem Mailprogramm, in dem beide Konten eingerichtet sind, per Ziehen und Ablegen.
3. Die TTL der DNS-Einträge senken und danach den MX-Eintrag umstellen. Ab jetzt kommen neue E-Mails im neuen Postfach an.
4. Nach ein bis zwei Tagen noch einmal abgleichen, damit auch E-Mails aus der Übergangszeit übernommen werden.
5. Geräte auf die neuen Servereinstellungen umstellen. Kalender und Kontakte exportieren Sie als iCal- und vCard-Datei und importieren sie im neuen Konto.
6. Das alte Konto erst kündigen, wenn alles geprüft ist.

Haben Sie bisher mit POP3 gearbeitet, liegen Ihre E-Mails oft nur lokal auf dem Computer. Diese verschieben Sie im Mailprogramm in das neue IMAP-Postfach. Bei einer Gratis-Adresse richten Sie am besten eine automatische Weiterleitung auf die neue Adresse ein und informieren Ihre Kontakte nach und nach.

E-Mail mit eigener Domain, aber ohne Website

Eine Domain muss keine Website haben. Für E-Mail genügen die oben beschriebenen DNS-Einträge. Läuft Ihre Website bei einem anderen Anbieter, lassen Sie deren Einträge (meist A- oder CNAME-Einträge) unverändert und passen nur MX, SPF, DKIM und DMARC an.

Vorsicht beim Wechsel der Nameserver: Dann zieht die ganze DNS-Zone um. Alle bestehenden Einträge müssen in der neuen Zone wieder angelegt werden, sonst fallen Website oder E-Mail aus.

Tipp: Notieren Sie vor jeder Änderung alle bestehenden DNS-Einträge, etwa als Export oder Screenshot der Zone. So können Sie einen Fehler in wenigen Minuten rückgängig machen.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

1. Domain prüfen und registrieren oder eine bestehende Domain verwenden.
2. Lösung wählen: E-Mail im Webhosting, separates E-Mail-Paket oder Office-Paket.
3. Postfächer, Aliase und Weiterleitungen anlegen, mit langen und einmaligen Passwörtern.
4. MX, SPF, DKIM und DMARC setzen und mit einer Test-E-Mail an eine Gmail- oder Outlook-Adresse prüfen. Im Header sollte spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass stehen.
5. Smartphone, Computer und Tablet einrichten.
6. Bestehende E-Mails übernehmen und die alte Adresse weiterleiten.

Bei HostOn sind Postfächer in allen Webhosting-Paketen enthalten, ab Webhosting Rigi für CHF 11.90 pro Monat. Für E-Mail ohne Website gibt es E-Mail Postfach mit einem Postfach und 15 GB für CHF 2.90 pro Monat und E-Mail Business mit bis zu 10 Postfächern und zusammen 25 GB für CHF 6.90 pro Monat, jeweils mit Webmail, Kalender und Kontakten sowie Spam- und Virenschutz. Abgerechnet wird jährlich, alle Preise inkl. MWST.

Ein Rechenbeispiel: Eine .ch-Domain (CHF 6.90 im ersten Jahr, danach CHF 14.90 pro Jahr) und E-Mail Postfach (CHF 34.80 pro Jahr) kosten zusammen CHF 41.70 im ersten Jahr und CHF 49.70 in den Folgejahren. Bestehende E-Mails übernehmen wir auf Wunsch kostenlos, auch von Microsoft 365 oder Google Workspace.