Website für Treuhand, Anwaltskanzlei und Arztpraxis im Tessin: was sie braucht

Die Website eines Treuhandbüros, einer Anwaltskanzlei oder einer Arztpraxis muss zwei Dinge leisten: Vertrauen schaffen und vertrauliche Daten korrekt behandeln. Konkret braucht es klare Angaben zu Personen, Titeln und Leistungen, ein Kontaktformular über HTTPS, das nur das Nötige abfragt, E-Mail mit der Domain des Büros samt SPF, DKIM und DMARC, eine Datenschutzerklärung nach revDSG und, bei Anwälten und Ärzten, sachliche Kommunikation. Eine aufwendige Website ist nicht nötig: Für ein Büro im Tessin genügen oft wenige, sorgfältig gepflegte Seiten und zuverlässige Technik.

Was auf die Website eines Büros oder einer Praxis gehört

• Über uns: die Personen mit Titeln, Zulassungen und Sprachen, auf Wunsch mit professionellem Foto.
• Leistungen oder Tätigkeitsbereiche, konkret beschrieben und ohne Fachjargon.
• Terminvereinbarung, Öffnungszeiten, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Adresse mit Karte, Parkplätzen, Haltestelle und hindernisfreiem Zugang.
• Informationen für neue Kundinnen, Klienten oder Patienten: welche Unterlagen mitzubringen sind, wie das erste Gespräch abläuft, Tarife oder Abrechnungsweise.
• Impressum mit Firmenname, Adresse und UID sowie die Datenschutzerklärung.

Tipp: Verzichten Sie auf Superlative und Erfolgsversprechen wie «die Besten» oder «garantierter Erfolg». Bei Anwälten und Ärzten passen sie nicht zu sachlicher Werbung, und auch bei einem Treuhandbüro wirken sie unseriös.

Viele Büros im Tessin beraten auch Kundschaft aus der Deutschschweiz, aus Italien oder aus dem Ausland. Wenn Sie Beratung auf Deutsch, Französisch oder Englisch anbieten, sagen Sie das deutlich auf der Startseite und übersetzen Sie mindestens die wichtigsten Seiten. Eine Kanzlei, die auf Deutsch berät, aber nur italienische Seiten hat, wird von deutschsprachigen Klienten in Google kaum gefunden. Nennen Sie bei jeder Person die Sprachen, in denen sie tatsächlich berät.

Sichere Kontaktformulare

Über das Kontaktformular einer Praxis oder Kanzlei kommen oft heikle Informationen: Symptome, ein laufendes Verfahren, die Steuersituation einer Familie. Die wichtigsten Regeln:

• Die ganze Website über HTTPS mit gültigem SSL-Zertifikat, nicht nur die Formularseite.
• Wenige Felder: Name, E-Mail oder Telefon, allgemeines Anliegen, Wunschzeit. Details klären Sie im ersten Gespräch.
• Ein Hinweis beim Formular: «Bitte senden Sie über dieses Formular keine Dokumente oder Gesundheitsdaten».
• Kein Datei-Upload im einfachen Formular. Für Dokumente nutzen Sie ein Kundenportal oder ein passwortgeschütztes Übermittlungswerkzeug.
• Prüfen Sie, wo das Plugin die Nachrichten speichert: Viele Formular-Plugins legen sie zusätzlich in der WordPress-Datenbank ab. Löschen Sie sie regelmässig oder schalten Sie die Speicherung ab.
• Spamschutz: eine Lösung, die keine Daten an Dritte übermittelt, oder ein Hinweis in der Datenschutzerklärung.
• WordPress, Theme und Plugins immer aktuell halten, denn ein verwundbares Formular ist ein Einfallstor.

Denken Sie auch daran, dass die Formularnachricht als E-Mail beim Büro ankommt. Die Übertragung zwischen Mailservern ist heute meist mit TLS verschlüsselt, aber nicht auf jeder Strecke garantiert. Bei sehr sensiblen Inhalten ist es sicherer, wenn die Benachrichtigung nur «neue Nachricht» meldet und der Text in einem geschützten Bereich gelesen wird.

E-Mail mit der Domain des Büros

Eine Adresse wie sekretariat@kanzlei-rossi.ch wirkt vertrauenswürdiger als eine Gratisadresse und bleibt beim Büro, wenn jemand austritt. Vor allem können Sie sich nur mit eigener Domain gegen gefälschte E-Mails in Ihrem Namen schützen: Treuhandbüros und Kanzleien sind häufige Ziele von Betrug mit gefälschten Rechnungen oder Zahlungsanweisungen.

• Funktionsadressen wie sekretariat@, buchhaltung@ oder termine@, dazu ein persönliches Postfach pro Mitarbeitenden.
• SPF, DKIM und DMARC im DNS eingerichtet, damit andere nicht einfach in Ihrem Namen versenden können.
• Lange, unterschiedliche Passwörter für jedes Postfach und, wo möglich, Zwei-Faktor-Authentisierung.
• Sensible Dokumente nicht als einfachen Anhang: passwortgeschützte Dateien mit dem Passwort über einen anderen Kanal oder eine sichere Übermittlungsplattform.
• Für den Austausch mit anderen Leistungserbringern im Gesundheitswesen nutzen viele Arztpraxen branchenspezifische Dienste wie HIN.

Datenschutz nach revDSG

Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Für Büros und Praxen sind einige Punkte besonders wichtig:

• Besonders schützenswerte Personendaten: Gesundheitsdaten, aber auch Daten über strafrechtliche Verfahren oder Massnahmen der sozialen Hilfe verlangen besondere Sorgfalt.
• Informationspflicht: Die Datenschutzerklärung muss angeben, wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck Daten bearbeitet werden, an wen sie gehen und in welche Länder.
• Auftragsbearbeiter: Hosting, E-Mail-Anbieter, Terminbuchung oder Buchhaltungssoftware bearbeiten Daten in Ihrem Auftrag. Es braucht einen Vertrag, der die Bearbeitung regelt.
• Bekanntgabe ins Ausland: Prüfen Sie, wo Ihre Anbieter sitzen. Für die USA gelten besondere Bedingungen; seit dem 15. September 2024 ist die Übermittlung an Unternehmen erleichtert, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind.
• Verletzungen der Datensicherheit: Führen sie zu einem hohen Risiko für die Betroffenen, sind sie so rasch wie möglich dem EDÖB zu melden.
• Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: Pflicht ab 250 Mitarbeitenden, aber auch für kleinere Unternehmen, die umfangreich besonders schützenswerte Personendaten bearbeiten oder ein Profiling mit hohem Risiko durchführen.

Für Ärztinnen, Anwälte, Notare und Revisoren gilt zudem das Berufsgeheimnis nach Artikel 321 des Strafgesetzbuchs, unabhängig vom revDSG. Wählen Sie Anbieter und Werkzeuge deshalb sorgfältig und halten Sie vertrauliche Inhalte aus Formularen, Statistiken und Marketing-Werkzeugen heraus. Dies ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung: Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an Ihren Berufsverband oder eine spezialisierte Beratung.

Tipp: Setzen Sie Statistik-Werkzeuge sparsam oder gar nicht ein. Auf der Seite «Termin in der Gynäkologie buchen» verrät ein Tracking-Pixel eines Werbenetzwerks mehr, als Patientinnen ahnen.

Online-Terminbuchung

Für eine Arztpraxis reduziert die Online-Terminbuchung Anrufe, doch auch ein Termin ist ein sensibles Datum: Er verrät, dass jemand Patient einer bestimmten Fachperson ist. Wählen Sie einen Anbieter, der klar erklärt, wo er die Daten speichert, fragen Sie nur Name, Geburtsdatum, Kontakt und allgemeinen Grund ab und versenden Sie Erinnerungen ohne Angaben zur Behandlung. Für Treuhandbüros und Kanzleien genügt oft ein Kalender mit einigen freien Zeitfenstern für das Erstgespräch.

Technik: was wirklich nötig ist

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